Excel und Papier in der Leistungsbeurteilung waren gestern – oder doch nicht?

Viele Prozesse und Vorgänge sind in den letzten Jahren in elektronischer Form umgesetzt worden. Genehmigungen können als Workflows online bearbeitet werden. Damit der Entscheider keine anderen Dokumente dazu heranziehen muss, bietet ihm der Workflow alle notwendigen Unterlagen. Rechnungen können elektronisch von einem Unternehmen in ein anderes gehen. Ein bestimmter Lagerstand kann automatisch eine Bestellung auslösen. Die Digitalisierung macht vieles einfacher und schneller. Doch in den meisten Unternehmen endet die Digitalisierung, wenn es an die Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter geht.er geht.

Daten in Excel – Beurteilung auf dem Papier

Die Unternehmen führen in der Regel einmal im Jahr die Leistungsbeurteilung durch. Dazu erhalten die Führungskräfte meist eine umfangreiche Excel Tabelle aus der Personalabteilung: Dort finden sie die letzte Beurteilung und das Gehalt des Mitarbeiters. Möglicherweise stehen dort eine Reihe von weiteren Informationen über die Mitarbeiter, wie die Anzahl der wöchentlichen Arbeitsstunden oder die Dienstjahre. Meist kann sogar die neue Beurteilung in dieser Tabelle vorgenommen werden. Dazu wird ein Durchschnitt der alten und der neuen Bewertungen angezeigt. So weit, so gut.

Aber an dieser Stelle erfolgt in sehr vielen Firmen der Systembruch: Die Daten der Beurteilung müssen wieder zurück in die Personalabteilung. Außerdem muss dokumentiert werden, wer die Beurteilung durchgeführt hat. Nun beginnt oft die Handarbeit. In den schlechtesten Fällen muss nun die Bewertung in Papierbögen eingetragen werden. Ist das Programm etwas besser ausgestattet, erlaubt es den Ausdruck der einzelnen Bewertungen. Diese sollen dann von der Führungskraft unterschrieben und an die Personalabteilung zurückgeschickt werden. In anderen Fällen soll die Tabelle ausgedruckt und unterschrieben werden. Die Überführung in die Beurteilungsbögen übernimmt dann die Personalabteilung.

Der Prozess ist außerordentlich aufwendig. Trotzdem ist das für viele Führungskräfte hinnehmbar. Schließlich entsteht dieser Aufwand nur einmal im Jahr. Die Beurteilung ist wichtig. Um die Bewertung gerecht zu machen, werden oft weitere Aufzeichnungen hinzugezogen. Manche Führungskraft fragt zusätzliche Informationen in der Personalabteilung ab. Gerade neuen Führungskräfte fehlt die Historie: Wie lange befindet sich ein Mitarbeiter seine Aufgabe schon in der aktuellen Position? Wie sah die Bewertung in den letzten Jahren aus? All diese Aktionen kosten die Führungskräfte Zeit. Aber sie tun dies meist gerne, denn die Mitarbeiter verdienen eine gerechte Bewertung. Der Aufwand für die Führungskräfte ist jedoch nur einen kleiner Teil des gesamten Aufwands.

Der noch größere Aufwand entsteht in der Personalabteilung

Die Daten zur Beurteilung werden im Personalabrechnungssystem geführt. Um sie an die Führungskräfte senden zu können, müssen sie aus dem System gezogen und für die einzelnen Führungskräfte aufgeteilt werden. Diese Aufteilung bedarf einer sorgfältigen Überprüfung. Ein Fehler muss auf jeden Fall vermieden werden: Wenig wäre schlimmer als der Versand von Gehaltsdaten an die falsche Führungskraft. Damit die Tabelle alle notwendigen Daten berechnen kann, muss programmiert werden. Sollen aus der Datei auch Leistungsbeurteilungsbögen gedruckt werden, erhöht das den Aufwand zusätzlich. Von all dem bekommt der Endnutzer nichts mit.

Noch mehr Aufwand als die „Technik“ macht der Prozess hinter den Daten. Alle Führungskräfte bekommen die Beurteilungsdaten ihrer Mitarbeiter zur gleichen Zeit. Aber die eine Führungskraft beurteilt früher, die andere später. Damit alle diese Daten zur richtigen Zeit wieder in der Personalabteilung zurück sind, müssen die Personalreferenten diesen Weg „nachverfolgen“. Wenn es an einer Stelle zu lange dauert, greifen sie ein. Sehr viel Zeit und Arbeitskraft wird gebunden, wenn die Personalreferenten per Telefon den Status der Tabellen abfragen oder an deren Ausfüllen erinnern. Für den Einzelfall klingt das harmlos. Geht es aber um viele Teams und Abteilungen, entsteht hier schnell eine viel Zeit verschlingende Arbeit. In manchen Fällen kommt dazu noch die Tücke der Hauspost: Die große Suche beginnt, wenn auf die Frage „Wann kommen denn ihre Leistungsbeurteilungen?“ die Antwort erfolgt: „Die habe ich ihnen schon vorletzte Woche geschickt! Die müssten längst bei ihnen sein.“

Auch mit Unterschrift und Rücksendung der Beurteilungen ist es noch getan. Die Daten müssen zurück ins Personalabrechnungssystem und jeder Mitarbeiter muss seine Beurteilung erhalten. Ein Original der Beurteilung gehört in die Personalakte. Dokumentationen der Gesamtergebnisse müssen erstellt werden.

Jede manuelle Schnittstelle ist eine potentielle Fehlerquelle

Werden Gehaltsdaten von Hand bearbeitet, wird es früher oder später zu Fehlern kommen. Diese entstehen nicht aus bösem Willen, sondern einfach nur weil sich in jede wiederholte manuelle Tätigkeit irgendwann der Fehlerteufel einschleicht. Namensgleichheiten sind hier eine besonders gefährliche Klippe. Natürlich ist das Problem lange bekannt und ein beträchtlicher Teil der Energie fließt in die verschiedenen Kontrollen, damit selbst kleine Fehler rechtzeitig eliminiert werden. Zeile für Zeile wird die Richtigkeit der Daten sorgfältig überprüft. Schließlich geht es um das richtige Feedback an die Mitarbeiter und um ihr Gehalt. Diese Sicherung ist unumgänglich, aber hier wird Energie gebunden, die für die eigentliche Beurteilung fehlt.

Leistungsbeurteilung online gibt allen Beteiligten die Freiheit für das Wesentliche – die eigentliche Beurteilung

Eigentlich sollte die Technik Nebensache sein und nur die Beurteilung im Vordergrund stehen. Die Bearbeitung der Daten sollte rein intuitiv erfolgen. Die Personalabteilung sollte alle ihre Energie auf die Unterstützung der Fachabteilungen bei der Beurteilung konzentrieren können. Stattdessen konzentrieren sich viele Personalabteilungen auf Fehlermeidung und perfekte Umsetzung des Prozesses.

Es gibt einen effizienteren Weg, Fehler zu vermeiden und die Nachverfolgung zu vereinfachen: Die ganze Beurteilung kann online erfolgen. Eine Software zieht die Daten aus dem Abrechnungssystem. Die Führungskraft erhält die Informationen über ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einem Online Portal. Dazu sollten die Daten automatisch in regelmäßigen Rhythmus aktualisiert werden. Gehälter, die sich während der Beurteilung ändern, werden automatisch richtig angezeigt. Im Online Portal kann die Führungskraft die Bewertung durchführen und freigeben. Eine Millisekunde später liegen sie fertig in der Personalabteilung. Die Personalabteilung sieht jederzeit, wer bewertet hat und wer nicht. Die Hauspost spielt keine Rolle mehr. Auch die Durchführung von Beurteilungsrunden mit mehreren Führungskräften kann online erfolgen. Danach würden die Daten würden dann elektronisch zurück ins Abrechnungssystem und in die Personalakte gespielt werden. Fehler können dabei nicht entstehen.

Kann das alles umgesetzt werden? Einschließlich der Integration in die verschiedenen Personalsysteme? Es kann. Wir bieten Ihnen die bestehende Beurteilung, das Gehalt und ihr Szenario für die anstehende Beurteilung online in einem Syst